異物混入が見つかった時の消費者への対応

こんにちは!株式会社エクシールの今井です!

異物混入の記事を書くにあたってふと思い出したのですが、私が小学生のころ、給食に出たコッペパンに爪の欠片が入っていたことがありました。
実際に異物混入を経験してみると、1本の毛髪や小さなビニール片でも非常に不快な気分になります。
異物混入の問題は製造側からすれば、なくしたいと思って対策をしてもなかなか完全には解決できない問題ですよね。

異物混入が発覚した時、丁寧な対応をすることで、また買おうと思ってもらえるようになるかもしれません。今回は異物混入時の消費者への対応について書きます。

 

異物混入時のクレーム対応の基本

まず、基本としては、「消費者の立場に立って考えること」が大切です。

例えば、あなたが仕事のお昼休みにコンビニで400円のお弁当を購入したとします。
いざ食べてみると、お米の中から虫が…!
せっかく楽しみにしていたのに、お弁当を食べられないなんてことが起きたらどう感じるでしょうか?
残念な気持ちや怒りがこみ上げて、文句を言いたくなりますよね。

このように、消費者には、それぞれクレームを出すまでのプロセスがあります。
返金すればよいと考えがちですが、消費者からすれば、値段以上の価値のある楽しみだったのかもしれません。消費者の立場に立ち、誠実な対応を心がけましょう。

 

クレーム処理の流れ

1.電話口・WEBからのお問い合わせでの対応

クレームの入り口は基本的に電話かメールです。どのような対応が望ましいか見ていきましょう。

 
・どの業務より優先して対応する

まず、クレームの処理は、どの問い合わせより優先して行うべきものです。
ここで、メールボックスや、電話受付の窓口がすべての問い合わせで同一になっていると、対応に遅れが出る可能性があります。
専用の窓口を作ることで、その後の社内での処理も迅速に行えるでしょう。

消費者を待たせないことも、丁寧な対応への第一歩です。

 
・商品の状態確認と、どのような対応をするか伝える

まずは消費者の話を一通り聞きます。製品がどんな状態か、また異変を感じた部分はどこかを聞きだしましょう。
その後、どのように対応するかを伝えましょう。
回収業者から引き取りに伺ったり、着払いで製品を送ってもらうなど、何らかの形で一旦返品してもらい、クレームの原因が、消費者の勘違いか、自社の過失かをしっかりと調べましょう。

 

2.調査後の工場の改善

原因が解明されたら、社内でどのように改善するかを話し合うことが大切です。

例えば、虫が入ってきた動線が分かれば、その場所を業者に修理してもらったり、人体に影響のあるような菌などが混入していた場合は、その時期に作製したものを回収し、手に渡った可能性のある消費者を含め、菌が混入していた事実を伝えたりできます。

この話し合いをまとめた報告書は異物混入の被害を受けた消費者へ送りましょう。原因が解明されたら、社内でどのように改善するかを話し合うことが大切です。

 

3.調査後の対応

場合によっては返金・交換に応じましょう。
自社に過失があった場合は、不快な思いをさせたことを謝罪します。
交換品を送る際は、この先同じようなことが起きないように上記で述べた報告書も同封することで、真摯な姿勢を示すとよいでしょう。

カルビー株式会社の例ですが、クレームが発生して製品を交換する際に数点のスナック菓子を同梱して、「また買いたいな」と思ってもらえるような対応をしています。
割引券や、自社で製造しているものを一緒に送ることで、お詫びの気持ちを示すのもよい方法ですね。

 

まとめ

消費者が年々、安全なものを求めるようになり、異物混入問題や、食中毒問題に非常に敏感になっています。しかし、異物混入や不具合はどんなに対策しても完全には防ぎきれないものです。

だからこそ、クレームが発生した時の消費者への対応は次に手に取ってもらえるかを大きく左右します。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

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ウレタンゲルのやわらかさ・自己粘着性を活かした商品を開発する、株式会社エクシールで働いています。最近では食品工場など製造業に向けた衛生商品を扱うことが多く、「きれいな工場をつくるお手伝い」をさせていただくため奮闘中!ウレタン製の衛生グッズを紹介する衛生管理アドバイザーとして、お役にたてる情報を発信できるよう、頑張ります。好きな食べ物はトーストです。

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